Sala konferencyjna jest miejscem, w którym zdobywamy wiedzę, wymieniamy się pomysłami, a także dyskutujemy nad strategiami. Dobór odpowiedniego ustawienia sali konferencyjnej jest kluczowy dla osiągnięcia zamierzonych celów spotkania. Wpływa on nie tylko na aspekty praktyczne, ale również na dynamikę grupy, interakcję, skupienie i komfort uczestników. Dlatego warto poświęcić czas na przemyślenie tej kwestii i dostosowanie ustawienia do specyfiki danego wydarzenia.
Ustawienie sali konferencyjnej – od czego zacząć?
Zanim zaczniemy układać stoły i krzesła, musimy zastanowić się, jakiego rodzaju spotkanie planujemy. Czy to będzie tradycyjna konferencja, warsztaty, czy może sesja brainstormingowa? Odpowiedź na to pytanie pomoże nam dostosować ustawienie sali do potrzeb uczestników. Drugą ważną informacją, która powinniśmy posiadać podczas planowania ustawienia sali konferencyjnej jest ilość uczestników.
Po zdobyciu tych informacji możemy dobrać odpowiednią salę konferencyjną. Zwróć uwagę na jej wielkość, układ, wszelkie przeszkody, które mogą utrudnić wykonanie wybranego ustawienia, a także doświetlenie, wyciszenie i odpowiednią wentylację.
Warto przeczytać: Wynajem sali konferencyjnej w Krakowie – jak wybrać najlepsze pomieszczenie na biznesowe spotkanie?
Rodzaje ustawienia sali konferencyjnej
Wyróżniamy 6 różnych ustawień sali konferencyjnej:
- Ustawienie kinowe/teatralne
- Ustawienie szkolne
- Ustawienie bankietowe
- Podkowa
- Klasyczny stół konferencyjny
- Ustawienie owalne
Ustawienia sal konferencyjnych – kinowe
Ustawienie kinowe, znane również jako teatralne, to jedno z najczęściej wybieranych ustawień sali konferencyjnej. To rozwiązanie, które pozwala maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń, jednocześnie zapewniając uczestnikom komfortowe warunki do obserwacji prezentacji czy wystąpienia prelegenta.
Ustawienie kinowe sali konferencyjnej jest najbardziej klasyczne ze wszystkich ustawień, a także najczęściej spotykane. W ustawieniu kinowym krzesła są ustawione w rzędach, skierowane w stronę sceny, podium lub ekranu prezentacyjnego. Rzadko występują przy tym stoły lub pulpity dla uczestników. To doskonałe rozwiązanie na klasyczne wykłady, gdzie nie wymaga się dużej interakcji.
Zalety kinowego ustawienia krzeseł w sali konferencyjnej:
- Każdy uczestnik może skupić się na scenie i prowadzącym;
- To ustawienie pozwala na zmieszczenie dużej liczby uczestników;
- Uczestnicy mają nieskrępowany widok na mówcę, ekran czy scenę.
Wady:
- Ustawienie nie pozwala na interakcję między uczestnikami;
- Jeżeli krzesła nie posiadają pulpitów utrudnione jest robienie notatek;
- Uczestnicy mają utrudnione wejście oraz wyjście z sali.
Ustawienie kinowe jest idealne dla:
- Dużych konferencji i prezentacji;
- Wydarzeń, które nie wymagają interakcji między uczestnikami;
- Spotkań, gdzie głównym celem jest przekazanie informacji.
Ustawienia sal konferencyjnych – szkolne
Ustawienie szkolne to jedno z bardziej popularnych rozmieszczeń w salach konferencyjnych, zwłaszcza podczas szkoleń, warsztatów czy kursów. Charakteryzuje je przede wszystkim ustawienie stołów oraz krzeseł w rzędach, co przypomina układ ławek w tradycyjnej sali lekcyjnej.
W ustawieniu szkolnym stoły są ustawione równolegle do siebie w rzędach, a za każdym stołem znajdują się krzesła skierowane w stronę prelegenta, ekranu czy tablicy. Uczestnicy mają przed sobą miejsce do pracy, co pozwala im na wygodne robienie notatek, korzystanie z laptopa czy materiałów szkoleniowych.
Zalety szkolnego ustawienia stołów i krzeseł w sali konferencyjnej:
- Każdy uczestnik ma własne miejsce do notowania, korzystania z komputera czy przeglądania materiałów;
- Przydzielone miejsce dla każdego uczestnika pomaga utrzymać porządek i dyscyplinę podczas szkolenia;
- Podobnie jak w ustawieniu kinowym, uczestnicy są skierowani w stronę mówcy, co sprzyja koncentracji.
Wady:
- Choć w ustawieniu szkolnym interakcja między uczestnikami może być większa to nadal jest ona ograniczona przez układ stołów i krzeseł w sali konferencyjnej;
- Ze względu na konieczność zapewnienia miejsca na stoły, sala może pomieścić mniej osób w porównaniu z ustawieniem kinowym.
Ustawienie szkolne jest idealne podczas:
- Szkoleń i kursów, które wymagają aktywnego uczestnictwa i notowania;
- Warsztatów, gdzie uczestnicy pracują nad indywidualnymi projektami lub zadaniem;
- Spotkań, które wymagają korzystania z laptopa lub innych narzędzi.
Ustawienia sal konferencyjnych – bankietowe
Bankietowe ustawienie sali konferencyjnej to doskonałe rozwiązanie przy organizacji przyjęć, kolacji czy innych oficjalnych spotkań. Pozwala na interakcję i rozmowy w bardziej luźnej atmosferze.
W ustawieniu bankietowym stoły (często okrągłe, ale mogą być też kwadratowe czy prostokątne) są rozmieszczone w sali, a wokół każdego z nich rozmieszczone są krzesła. Każdy stół zazwyczaj pomieści od 8 do 10 osób, choć rozmiar stołu i ilość krzeseł może się różnić w zależności od specyfiki wydarzenia.
Zalety bankietowego ustawienia stołów i krzeseł w sali konferencyjnej:
- Ustawienie to sprzyja rozmowom w mniejszych grupach i pozwala na interakcję pomiędzy uczestnikami przy jednym stole;
- Możliwość adaptacji w zależności od liczby gości – można dodać lub usunąć stoły w razie potrzeby;
- Sala wygląda elegancko, zwłaszcza gdy stoły są starannie nakryte i udekorowane.
Wady:
- W zależności od rozmiaru sali i liczby stołów, przestrzeń do poruszania się może być ograniczona;
- Uczestnicy siedzący tyłem do sceny czy prezentacji mogą mieć utrudnioną widoczność.
Ustawienie bankietowe jest idealne podczas:
- Oficjalnych kolacji lub przyjęć;
- Gal, ceremonii wręczenia nagród czy wesel;
- Imprez korporacyjnych z elementami luźniejszej interakcji.
Ustawienia sal konferencyjnych – podkowa
Ustawienie podkowa, znane również jako rozmieszczenie w kształcie litery U, to jedno z bardziej funkcjonalnych i wszechstronnych ustawień stołów i krzeseł w sali konferencyjnej.
Stoły są ustawione tak, by tworzyły trzy boki otwartego prostokąta lub podkowy, a krzesła są rozmieszczone wzdłuż zewnętrznych krawędzi. Wewnętrzna przestrzeń jest pusta, co daje prelegentowi lub prowadzącemu możliwość swobodnego poruszania się i interakcji z uczestnikami.
Zalety ustawienia stołów i krzeseł w sali konferencyjnej w kształcie litery U:
- Ułatwia dyskusję i interakcję między uczestnikami oraz z prelegentem;
- Uczestnicy mają dobry widok na prezentującego, tablicę czy ekran;
- Można łatwo dostosować ilość stołów i krzeseł w zależności od liczby uczestników.
Wady:
- Z powodu specyficznego ustawienia, sala może pomieścić mniej uczestników w porównaniu z innymi ustawieniami;
- Aby zapewnić komfortowe warunki dla wszystkich, wymagana jest stosunkowo duża sala.
Ustawienie podkowa jest idealne dla:
- Spotkań, które wymagają intensywnej dyskusji lub interakcji między uczestnikami;
- Szkoleń i warsztatów, gdzie uczestnicy mogą być zaangażowani w różne aktywności;
- Mniejszych konferencji, gdzie ważna jest interakcja między prelegentem a uczestnikami.
Ustawienia sal konferencyjnych – klasyczny stół konferencyjny
Klasyczny stół konferencyjny to ustawienie, które możemy często zobaczyć w salach spotkań, zarówno w korporacjach, jak i instytucjach publicznych. Charakteryzuje się jednym dużym stołem, wokół którego rozmieszczone są krzesła. Jest to klasyczny wybór dla oficjalnych spotkań, zarządów czy negocjacji.
Centralnym elementem jest duży stół, zwykle prostokątny lub owalny, wokół którego uczestnicy mogą zasiąść. Wszyscy uczestnicy siedzą naprzeciwko siebie, co sprzyja interakcji i komunikacji.
Zalety klasycznego ustawienia stołów i krzeseł w sali konferencyjnej:
- Klasyczny wygląd stołu konferencyjnego dodaje powagi i formalności spotkaniu;
- Ułatwia komunikację „twarzą w twarz” pomiędzy wszystkimi uczestnikami;
- Wszyscy uczestnicy mają równy dostęp do prezentacji, dokumentów czy materiałów umieszczonych na stole.
Wady:
- Z powodu stałego kształtu i rozmiaru stołu, ilość dostępnych miejsc jest ograniczona;
- Duży stół w centrum sali może utrudniać swobodne poruszanie się, zwłaszcza w przypadku większej liczby uczestników.
Klasyczne ustawienie stołu konferencyjnego jest idealne dla:
- Oficjalnych spotkań biznesowych, takich jak posiedzenia zarządu czy negocjacje.
- Spotkań, które wymagają dyskretności i skupienia, np. rozmowy kwalifikacyjne.
- Małych do średniej wielkości konferencji, gdzie uczestnicy muszą być zaangażowani w dyskusję.
Ustawienia sal konferencyjnych – owalne
Ustawienie owalne sal konferencyjnych to odmiana klasycznego stołu konferencyjnego, gdzie główną różnicą jest kształt stołu. Owalny kształt zapewnia pewne specyficzne korzyści w kontekście interakcji i komunikacji między uczestnikami.
Centralnym elementem jest duży owalny stół, wokół którego uczestnicy mogą zasiąść. Wszyscy uczestnicy mają równy dostęp do siebie, co sprzyja interakcji i komunikacji bez żadnych przeszkód wizualnych.
Zalety owalnego ustawienia stołów i krzeseł w sali konferencyjnej:
- Brak ostrych kątów sprzyja płynnej komunikacji i interakcji między uczestnikami;
- Dzięki owalnemu kształtowi, wszyscy uczestnicy mają dobry widok na siebie oraz ewentualne prezentacje czy materiały na stole;
- Kształt owalny sugeruje brak wyraźnego czoła stołu, co może przyczynić się do poczucia równości wśród uczestników.
Wady:
- W zależności od wielkości stołu, może pomieścić ograniczoną liczbę uczestników;
- Może być postrzegane jako mniej formalne w porównaniu z tradycyjnym, prostokątnym stołem konferencyjnym.
Owalne ustawienie stołu konferencyjnego jest idealne dla:
- Spotkań, które wymagają równości i współpracy między uczestnikami;
- Dyskusji, gdzie ważna jest płynna komunikacja bez barier;
- Mniejszych konferencji lub warsztatów, gdzie ważne jest poczucie bliskości i współpracy.
Ustawienie krzeseł i stołów w sali konferencyjnej – dlaczego ma tak duże znaczenie?
Organizacja każdej konferencji, warsztatu czy spotkania biznesowego wymaga przemyślenia wielu aspektów. Jednym z nich jest sposób ustawienia krzeseł i stołów w sali konferencyjnej. Może się wydawać, że jest to kwestia drugorzędna, ale w rzeczywistości ma ona ogromny wpływ na przebieg i efektywność spotkania.
Sposób, w jaki uczestnicy są rozmieszczeni w stosunku do siebie i do prowadzącego, bezpośrednio wpływa na to, jak będą ze sobą komunikować. Jeśli wszyscy uczestnicy mają doskonały widok na ekran prezentacyjny, tablicę czy prowadzącego, prawdopodobnie będą bardziej zaangażowani i skupieni na temacie spotkania. Ergonomia i przestrzeń osobista są ważne dla komfortu uczestników. Jeśli ludzie czują się zbyt ściśnięci lub nie mają wystarczającej przestrzeni, mogą się czuć nieswojo, co wpłynie negatywnie na ich koncentrację.
Pamiętaj, że profesjonalne i przemyślane ustawienie sali może sprawić, że marka lub organizacja będzie postrzegana przez uczestników jako profesjonalna.
Wynajem sali konferencyjnej lub szkoleniowej w Krakowie
Poszukujesz profesjonalnej sali konferencyjnej lub szkoleniowej w Krakowie? W Apis Hotel znajdziesz 3 sale szkoleniowe, które możesz dopasować do swoich potrzeb. Oferujemy wyposażenie audiowizualne w każdej sali szkoleniowej, światłowodowe, symetryczne łącze internetowe oraz profesjonalny i zaangażowany personel. Dodatkowo dla naszych gości dostępny jest bezpłatny parking, strefa wellness oraz resthttps://mozaikarestobar.pl/biznes/auracja z salą klubową.
Wiemy, jak ważny podczas biznesowych spotkań jest każdy, nawet najmniejszy szczegół. Nasze sale możesz dopasować do swoich potrzeb i wymagań. Pomożemy także w odpowiednim ustawieniu sali konferencyjnej.