Sala konferencyjna to przestrzeń, w której zazwyczaj odbywają się wszelkiego rodzaju spotkania biznesowe, prezentacje, prelekcje, panele i szkolenia. Z tego też powodu wybór tego miejsca ma kluczowe znaczenie, jeśli chcemy doskonale zaprezentować się przed zaproszonymi gośćmi, prelegentami, partnerami biznesowymi, czy też szkolonymi pracownikami. Dlatego też postanowiliśmy w dzisiejszym wpisie zwrócić uwagę na to, czym powinna cechować się odpowiednia sala konferencyjna.
Jak przygotować elegancką, utrzymaną w minimalistycznym tonie przestrzeń do poprowadzenia prelekcji? W jaki sposób zrobić dobre wrażenie na zaproszonych gościach?
Po pierwsze – sala konferencyjna, elegancki minimalizm
Podstawą przygotowania sali konferencyjnej jest zadbanie o to, aby na meblach, parapetach czy doniczkach nie znalazła się nawet odrobina kurzu. W kwestii wystroju warto postawić na elegancki minimalizm. Dobrym pomysłem może okazać się także zadbanie o harmonijne ustawienie krzeseł i stołów – warto odpowiednio wcześniej przygotować pomieszczenie pod konkretną, przewidywaną liczbę gości.
W kwestii wystroju, to z pewnością nie sprawdzą się krzykliwe kolory, kluczem jest odpowiednia estetyka. Stonowane ozdoby powinny znakomicie uzupełnić salę, a także poprawić jej walory wizualne. Wyjątkowo istotne jest, aby sala konferencyjna zrobiła doskonałe pierwsze wrażenie na gościach.
Po drugie – przygotowanie sprzętu
Powodzenie udanej prelekcji, szkolenia czy spotkania biznesowego zależy w dużej mierze od aspektów technicznych.
Sala konferencyjna powinna być wyposażona w podstawowy sprzęt, jak:
- rzutnik multimedialny,
- sprawny laptop,
- odpowiednie nagłośnienie,
- a także okablowanie, którym połączy się wszystkie sprzęty.
Standardem stał się podwieszany pod sufitem projektor, który umożliwia wyświetlanie treści na określonej powierzchni. Istotna jest też jakość nagłośnienia – dźwięk powinien być doskonale słyszalny z każdego miejsca na sali. Przydatny może okazać się także mikrofon, zwłaszcza wtedy, gdy przewiduje się dużą liczbę gości. Powinniśmy też zadbać o dostęp do szybkiego, bezprzewodowego Internetu. Na sam koniec warto upewnić się, jeszcze przed rozpoczęciem spotkania, że sprzęt jest odpowiednio podłączony, a wszystkie komponenty w pełni sprawne. Spotkania czy szkolenia nie powinny być oparte wyłącznie o technologię, dlatego warto przygotować dla gości notatniki oraz przybory piśmiennicze.
Po trzecie: komfort gości
Istotne jest też zadbanie o to, by przebywanie w pomieszczeniu nie wiązało się z odczuwaniem dyskomfortu. Przede wszystkim sala konferencyjna powinna być wyposażona w odpowiednią klimatyzację. Na sali znajdować się będzie zapewne od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu osób – najprawdopodobniej sprawi to, że temperatura pomieszczenia szybko wzrośnie. Warto wziąć pod uwagę też fakt, że wszelkiego rodzaju spotkania biznesowe, prelekcje czy szkolenia potrafią trwać nawet do kilku godzin. Klimatyzacja to zatem absolutna podstawa.
Po czwarte: zadbaj o catering
Na sam koniec warto wspomnieć o cateringu – zapewnienie gościom doskonałych, elegancko prezentujących się przekąsek to absolutna konieczność. W tym przypadku warto postawić na przystawki, które można w łatwy sposób, bez konieczności korzystania ze sztućców, skonsumować. Powinniśmy wybrać drobne przekąski, aby zapach podawanego w sali jedzenia nie rozpraszał gości. Główny posiłek powinien być serwowany już w restauracji. Ponadto nie możemy zapomnieć także o napojach. W tym przypadku najpopularniejszym wyborem jest woda, zazwyczaj delikatnie gazowana, podawana w butelce. Standardem jest także kawa lub herbata – napoje te podaje się najczęściej w towarzystwie ciastek bądź innego rodzaju słodkich przekąsek.
Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej może być problematyczny. Klienci długo rozglądają się nad lokalem, który będzie w pełni odpowiadał ich potrzebom. Dlatego tak istotne jest zadbanie o każdy, nawet teoretycznie nieistotny detal, a także o profesjonalną obsługę gości. Odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej to prawdziwa sztuka – w tym przypadku najważniejsze jest dobre pierwsze wrażenie. Schludny, a ponadto elegancki lokal z pewnością zachęci gości do kolejnych wizyt.
Przeczytaj na co warto zwrócić uwagę wybierając hotel na podróż służbową.