Planujesz przygotować konferencję? Masz przed sobą trudne i odpowiedzialne zadanie. Organizacja konferencji to szereg działań, które muszą ze sobą współgrać. Wskazówki w naszym artykule pomogą Ci zrobić to sprawnie i profesjonalnie, tak by w finalnym dniu zbierać owoce swojej pracy. Zapraszamy do lektury!
Organizacja konferencji Krok 1: Określenie charakteru wydarzenia
W pierwszym etapie warto przeanalizować czemu ma służyć wydarzenie. Jak duży będzie miało zasięg oraz jakich efektów oczekujemy. Czy jest to organizacja konferencji dla grona pracowników, połączone z wieczorną integracją, czy też międzynarodowe wydarzenie o prestiżowym charakterze.
Organizacja konferencji Krok 2: Budżet
To jedna z kluczowych spraw organizacyjnych. Nie warto oszczędzać nawet jeśli spotkanie ma kameralny charakter. Można zorganizować imprezę za nawet najmniejsze pieniądze, ale wtedy jej rezultat będzie mierny. Organizacja konferencji przy dużym budżecie pozwala na stworzenie profesjonalnego wydarzenia, urozmaicone menu, wysokiej jakości sprzęt, oraz zapewnienie uczestnikom imprez integracyjnych. Pamiętaj o zasadzie im większa inwestycja, tym większy zysk.
Organizacja konferencji Krok 3: Wybranie lokalizacji i obiektu
Wiedząc czego oczekujemy po wydarzeniu oraz jaki mamy budżet czas na wybór obiektu, w którym to zorganizujemy. Warto rozsądnie wybrać obiekt, który podejmie się tego wyzwania i zarezerwować go z dużym wyprzedzeniem, zwłaszcza w wysokim sezonie- trzeba to zrobić nawet rok do przodu! Powinien on spełniać nasze wymagania pod względem lokalizacji, wielkości oraz niezbędnych udogodnień.
Krok 3: Dotarcie do uczestników
W dobie internetu nie jest to trudne zadanie. Wystarczy stworzyć stronę www konferencji na której zamieścimy niezbędne dane oraz formularz rejestracyjny. Nie jest to jednak jedyny sposób. Należy na bieżąco wysyłać uczestnikom informacje na e-mail by nie umknął im żaden szczegół.
Jeśli wydarzenie ma charakter powszechny warto rozreklamować event na portalach społecznościowych, lub nawet w mediach.
Organizacja konferencji Krok 4: Ustalenie detali
Catering
Organizacja konferencji to również wybór odpowiedniego menu. Tu musimy przemyśleć jakie posiłki zapewnić gościom, tak by pasowały do charakteru spotkania i w przerwie sprzyjały fascynującym wymianom zdań i poglądów. Przemyśl zatem jak będzie wyglądać przerwa kawowa i obiad. Zastanów się czy zdecydujesz się serwować dania ciepłe czy zimne, a może finger food? Zbierz informacje na temat preferencji dietetycznych uczestników, zaplanuj również aranżację muzyczną, jest to istotny element sprzyjający miłej atmosferze.
Sposób prezentacji
Musisz ustalić oprawę wizualną konferencji, scenografię, ułożenie stołów. Pamiętaj również o zamówieniu materiałów biurowych i promocyjnych oraz o wydrukowaniu ankiet końcowych.
Gdy pozostaje miesiąc do planowanego wydarzenia, należy upewnić się, że wszystko przebiega poprawnie u podwykonawców. Gdy termin jest coraz bliższy skontroluj miejsce eventu, upewnienij się o dostępie do gniazdek elektrycznych oraz zrób próbę generalną jakości sprzętu.
Dzień planowanego zdarzenia zweryfikuje ostatecznie Twoją pracę, lecz by pozostawić dobre wrażenie warto wysłać mówcom, obsłudze i wszystkim uczestnikom konferencji podziękowania oraz przeanalizować ankiety by następna konferencja była jeszcze lepsza i sprawniej zorganizowana.
Przeczytaj dlaczego warto wybrać hotel do zorganizowania szkolenia czy konferencji