Zorganizowanie szkoleń lub konferencji firmowych wymaga przemyślenia wielu rzeczy. Jedną z ważniejszych kwestii jest sala konferencyjna i podjęcie decyzji o jej wyborze.
Jak wybrać odpowiednie miejsce, by spotkanie poszło dobrze, a zgromadzeni ludzie wyszli z niego nie tylko z nową wiedzą lub pomysłami, ale też z dobrymi wspomnieniami?
Sala konferencyjna – przestrzeń i wygoda
Miejsce spotkania szkoleniowego jest bardzo istotne. Jeśli firma nie dysponuje odpowiednio dużym i wyposażonym w niezbędne sprzęty i meble pomieszczeniem, konieczne jest wynajęcie sali konferencyjnej. Powinno być to miejsce z dogodnym dojazdem i dużym, bezpłatnym parkingiem. Jeśli szkolenie lub konferencja ma trwać kilka dni, dobrze by w pobliżu znajdował się hotel.
Sama sala konferencyjna powinna być dostosowana wielkością do liczby osób, które mają uczestniczyć w spotkaniu. Nie może być za ciasna, ani zbyt duża. Istotne jest, żeby krzesła były wygodne — szkolenia mogą trwać nawet kilka godzin, a komfortowe siedzenia są niezbędne dla zachowania skupienia słuchaczy. W cenie są dobrze wyprofilowane fotele, które powinny zostać rozstawione tak, aby każdy widział osobę przemawiająca i ewentualną prezentację multimedialną.
Sala konferencyjna oświetlenie, temperatura, akustyka
Oświetlenie sali konferencyjnej
Oświetlenie jest ważnym aspektem jeśli chodzi o prowadzenie szkoleń i konferencji. Niedopuszczalne jest migotanie żarówek i stosowanie wyłącznie przyciemnionego światła, które może działać usypiająco na zgromadzonych. Dla skupienia dobre jest światło zbliżone do dziennego, o barwie białej, lub chłodno-białej. Wykorzystanie naturalnego światła to dobry pomysł, należy jednak pamiętać, że konieczna jest możliwość zasłonięcia okien, gdyż może być ono przeszkodą przy wyświetlaniu prezentacji lub filmów na ekranie.
Temperatura w sali konferencyjnej
Istotna jest także temperatura w sali konferencyjnej. Zbyt wysoka lub niska może dekoncentrować uczestników spotkania. Latem niezbędna jest klimatyzacja. W czasie upałów samo wietrzenie pomieszczenia i otwarcie okna może nie wystarczyć. Pomieszczenie powinno być też odpowiednio wentylowane, by powietrze w nim było świeże.
Akustyka w sali konferencyjnej
Nie można zapomnieć również o zapewnieniu dobrej akustyki. Jest to ważne zarówno dla biernych uczestników konferencji lub szkolenia, jak i dla osoby przemawiającej. Dobra słyszalność gwarantuje swobodny przekaz ważnych treści.
Wyposażenie
Sala konferencyjna powinna spełniać wszelkie wspomniane wcześniej wymagania, ale równie ważne jest jej dodatkowe wyposażenie. W dużej sali, nawet przy dobrej akustyce, niezbędny będzie mikrofon. Udostępniony przez właściciela sali powinien być też wysokiej jakości sprzęt multimedialny taki jak projektor i ekran. Warto by sala konferencyjna zaopatrzona była też w bardziej tradycyjne akcesoria. Przydatne będą flipcharty z papierem i pisaki — szczególnie jeśli prowadzący szkolenie chce zaangażować uczestników. Obecnie istotny jest też stały dostęp do szybkiego internetu. Dzięki niemu można pokazać uczestnikom treści wideo, zdjęcia, czy teksty na stronach internetowych lub w mediach społecznościowych. Dostęp do internetu pozwala też połączyć się z uczestnikami, którzy na przykład z powodu izolacji, nie mogli pojawić się osobiście.
Jedzenie i część rozrywkowa
Wielogodzinne szkolenia mogą generować głód. Poczęstunek w trakcie całego szkolenia jest niezwykle ważny, gdyż z pustym żołądkiem trudno o skupienie. Restauracja przy sali konferencyjnej to świetne rozwiązanie, które umożliwia stały dostęp do jedzenia. Ciekawe i smaczne menu ucieszy zgromadzonych i zapisze się w ich pamięci. Takie zadbanie o catering podkreśli, jak ważni dla firmy są jej pracownicy.
Po szkoleniowej części spotkania warto rozważyć zorganizowanie imprezy firmowej w sali klubowej lub bankietowej. Będzie to idealny czas na integrację i przedyskutowanie nowo poznanych faktów. Jeśli sala ma duży parkiet, to można w niej zorganizować zabawę taneczną.
Wybór odpowiedniej sali może być kluczem do sukcesu szkolenia, czy konferencji. Ważne jest, by była komfortowa nawet przy wielogodzinnych wykładach i wyposażona w niezbędne akcesoria i sprzęty. Dobrym pomysłem jest też zapewnienie smacznego poczęstunku dla uczestników. Organizacja firmowych wydarzeń w pobliżu restauracji i hotelu pozwoli połączyć czas nauki z integracyjną imprezą firmową.
Zapraszamy do zapoznania się z artykułem jak przygotować kompleksowo szkolenie bądź konferencję.