Branża hotelowa bardzo się rozwinęła na przestrzeni lat, szczególnie w kierunku wydarzeń biznesowych, takich jak: konferencje, imprezy integracyjne czy wyjazdy służbowe. Klienci chętniej decydują się na wybór miejsc, które oferują kompleksową ofertę. Sale konferencyjne stały się więc nieodłącznym elementem działania współczesnego hotelu.
Zespół hotelowy, to eksperci od spraw konferencji, którzy wszystko wiedzą o salach konferencyjnych i sprzęcie. Na organizatorze konferencji spoczywa odpowiedzialność za wiele spraw, między innymi za obsługę techniczną, program, realizację na miejscu, przygotowanie raportów, zamknięcie wydarzenia.
Istnieją sposoby na osiągnięcie celów przy przeniesieniu pewnych zadań partnerom pracującym przy tym samym projekcie. Można wykorzystać możliwości, jakimi dysponuje obiekt, w którym wynajmujemy sale konferencyjne. Największe udogodnienia mają w tym zakresie hotele – dysponujące jednocześnie zapleczem konferencyjnym, noclegowym oraz restauracyjnym.
Jak skutecznie odciążyć organizatora konferencji?
Gotowa oferta menu konferencyjnego
Na etapie poszukiwań miejsca, można otrzymać gotową ofertę menu konferencyjnego, zarówno w obiektach z zamawianym cateringiem, jak i w hotelach, gdzie takie zlecenie jest na porządku dziennym. Organizator jest więc częściowo odciążony z odpowiedzialności za dobrze zrealizowane zamówienie. Przygotowana przerwa kawowa, lunch, serwis czy zamówienia dodatkowe będą nie tylko wizytówką konferencji, ale również samego hotelu, może ona trafić do szerokiego odbiorcy.
Nocleg w hotelu
Gwarancją wygody dla uczestników konferencji jest skorzystanie z oferty noclegowej hotelu, w którym odbywa się konferencja. Jest to rozwiązanie praktyczne. Dzięki temu dużo łatwiej będzie uniknąć problemów związanych na przykład z nieznajomością trasy z wynajętego hotelu na właściwą konferencję. Będzie to też oszczędność czasu oraz pieniędzy wydanych na taksówkę. Dodatkowym plusem wyboru sali konferencyjnej z noclegiem w tym samym miejscu jest integracja osób uczestniczących w wydarzeniu.
Zapewnienie transportu
W przypadku konieczności zorganizowania przejazdów dobrym rowiązaniem jest zapewnienie transportu przez hotel. Hotele czy kompleksy konferencyjne bardzo często mają umowy z korporacjami taksówkarskimi. Jest to korzystne dla organizatora konferencji, ponieważ nie musi zastanawiać się jak i gdzie zamówić transport, wystarczy prośba o zamówienie taksówki skierowana do recepcji.
Kompleksowo wyposażone i dostępne przed wydarzeniem Sale konferencyjne
Pomoc w przygotowaniu sali konferencyjnej – obiekty konferencyjne mają na stanie sprzęty takie jak tablice z papierem flipchart, rzeczy techniczne takie jak flamastry, różnego rodzaju kable – można ułożyć je wcześniej. Bardzo często materiały na szkolenie docierają do hotelu przed konferencją – co też jest odciążeniem organizatora.
Recepcja i opiekun konferencji
Sercem hotelu jest recepcja – zajmie się ewentualnymi technicznymi problemami gości wydarzenia, pomoże im się odnaleźć na miejscu oraz odpowie na pytania dotyczące kwestii organizacyjnych, wskaże sale konferencyjne, udzieli informacji na nurtujące uczestników pytania.
W obiektach konferencyjnych taką rolę przejmuje opiekun gości konferencji – który, cały czas nadzoruje przebieg wydarzeń w trakcie konferencji.
Dodatkowe atrakcje
Kolejnym elementem oferty hotelu jest zorganizowanie dodatkowych atrakcji, warsztatów czy integracji dla uczestników. Podobnie jak przy transporcie, hotele współpracują ze sprawdzonymi agencjami, które mają ciekawą ofertę imprez dopasowanych do oczekiwań grupy.
Sale konferencyjne w hotelu – zalety współpracy
Organizator powinien wykorzystywać możliwości, jakie daje współpraca z partnerami. Ułatwia to formalności związane z organizacją konferencji, ale i daje dobre rezultaty. Zaletą jest również to, że rozliczyć się można tylko z jednym kontrahentem. Na jednej fakturze można wtedy ująć wszystkie usługi.
Jak się ubrać na spotkanie biznesowe, konferencję? Moda w biznesie.