Organizacja wszelkiego rodzaju wydarzeń, takich jak np. spotkania biznesowe, firmowe szkolenia, wszelkiego typu prelekcje, a także targi czy wystawy to trudne do zaplanowania przedsięwzięcie, które często wymaga rozwiązywania uciążliwych problemów logistycznych.
Warto ułatwić sobie przygotowania i postawić na najlepszej jakości obiekt na eventy – obsługa tego typu lokalu z pewnością pomoże nam zorganizować doskonałą imprezę niezależnie od tego, czy mówimy o targach, na które zaproszono kilkuset gości, czy o znacznie bardziej kameralnym, firmowym szkoleniu.
Czym więc kierować się podczas poszukiwań najlepszego lokalu, w którym możemy zorganizować tego typu eventy?
Czym tak właściwie są eventy?
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia – event to termin pochodzący z języka angielskiego, zapożyczenie, które ostatnimi czasy stało się popularne wśród Polaków. Wyraz ten tłumaczymy dosłownie jako „wydarzenie”. Dlaczego więc tak często korzystamy z zagranicznej wersji tego określenia? Przede wszystkim – cechuje się ono szerokim zakresem znaczeniowym, a równocześnie brzmi zdecydowanie bardziej profesjonalnie niż polskie „wydarzenie”.
Przyjmuje się, że eventami są przede wszystkim:
- szkolenia,
- wszelkiego rodzaju wydarzenia marketingowe,
- targi oraz wystawy,
- wydarzenia rozrywkowe i rekreacyjne (np. koncerty, wystawy czy nawet rajdy rowerowe),
- konferencje, spotkania i prelekcje,
- prywatne spotkania związane ze świętowaniem lub upamiętnieniem jakiejś okazji (także religijne).
Dlaczego warto organizować eventy w hotelu?
W zależności od rodzaju organizowanego eventu można wynająć hotelową salę konferencyjną i restaurację tudzież podjąć gości w przestrzeni publicznej lub w różnego typu otwartym terenie. Wydarzenia sportowe, rekreacyjne oraz rozrywkowe, a także charytatywne często odbywają się np. w halach, galeriach lub innego rodzaju centrach handlowych, a także w parkach czy na boiskach. Z kolei mniejsze, skierowane do konkretnego audytorium eventy zdecydowanie częściej organizuje się w restauracjach, wszelkiego rodzaju galeriach czy w hotelach. Zwłaszcza ten ostatni typ lokali doskonale sprawdzi się przy planowaniu prelekcji, konferencji, szkoleń czy targów i innego rodzaju wydarzeń marketingowych.
Dlaczego warto postawić właśnie na hotel?
Przede wszystkim – tego typu lokal jest doskonale wyposażony. W hotelach zazwyczaj znajdują się wszechstronnie zaopatrzone sale konferencyjne, które świetnie nadają się zwłaszcza do wszelkiego rodzaju prelekcji, szkoleń czy spotkań biznesowych. Ogromną zaletą organizowania eventu w hotelu jest fakt, że najprawdopodobniej uzyskamy dostęp do sprawnie działającego, szybkiego Internetu, projektora multimedialnego, który pozwoli wyświetlać treści, a także nagłośnienia, w tym także mikrofonu.
Obiekt na eventy z zapleczem gastronomicznym
Z pewnością warto też wspomnieć o hotelowej restauracji, która zapewni gościom wysokiej jakości przekąski, a także dostęp do np. gorącej herbaty, kawy lub butelkowanej wody mineralnej bądź innych napojów. Zależnie od charakteru organizowanego eventu goście mogą też spodziewać się obiadu bądź kolacji.
Obiekt na eventy – noclegi
Hotele szczególnie dobrze sprawdzą się w przypadku tych eventów, na które zaprasza się przyjezdnych gości. Jako organizatorzy powinniśmy wynająć pokój tym uczestnikom prelekcji, szkoleń, targów czy innego rodzaju wydarzeń, którzy przybyli na miejsce z daleka. To rozwiązanie wygodne tak dla osób zaproszonych na event, jak i dla tych zajmujących się jego planowaniem.
Organizowanie wszelkiego rodzaju eventów często oznacza konieczność zmierzenia się z wieloma problemami natury logistycznej. Zarówno wtedy, gdy planujemy niewielkie spotkania biznesowe, jak i spore wystawy czy targi. O ile w przypadku większych wydarzeń doskonale sprawdzają się wszelkiego rodzaju galerie, centra i hale, tak bez wątpienia warto postawić na hotel, jeśli organizujemy prelekcje, szkolenia czy spotkania biznesowe. Szczególnie dobrze sprawdzą się w tym przypadku eleganckie, luksusowe lokale. Z pewnością warto rozważyć zorganizowanie planowanego eventu w hotelu!
Przeczytaj nasze wskazówki jak dobrze przygotować i zorganizować event.